開催までに準備する物リスト


会場で必要になる小物は意外と多いものです。イベント慣れされていらっしゃいます作家さんよりご協力いただきまして、何をご用意されたかメモしました。

先にリストにします。後でくわしくご説明します。

必ず必要なものリスト

  1. フライヤー(広告のチラシ)
  2. 会計用文具(釣銭、電卓、ボールペン、メモ用紙、セロハンテープ)
  3. ディスプレイ用品(棚、姿見、トルソーなど)
  4. お買い物袋
  5. タグ(値札、作家さん別の目印)
  6. 掃除用具(ゴミ袋、ほうき、ちりとり)
  7. 展示物(作品、商品など)

あったほうがよいものリスト

  1. 整理券
  2. デジカメ
  3. 会場案内図
  4. スタッフの名札(ショップカード、名刺)
  5. ディスプレイ小物(テープ類、S字フック)
  6. 飲料や軽食

必ず必要なもの

フライヤー(広告のチラシ)

デザイン、印刷、置いていただく場所など、開催までに準備して広めておきましょう。種類は、A4、ポストカード、名刺サイズが多いようです。中にはフライヤーが手作り作品になっているイベントもありました。あまったフライヤーは会場で記念にお持ち帰りいただけますし、にぎやかになります。

会計用文具(釣銭、電卓、ボールペン、メモ用紙、セロハンテープ)

釣り銭用の小銭は銀行に行くと50枚1本(100円は5000円、50円は2500円など)で両替してくれます(一部の銀行では有料なのでご注意を)。商品の単価をまえもって、10円、100円、50円単位に決めておくとよいかもしれません。

合同ブースでしたら、電卓とペンは参加するスタッフが各自で1つ持参しましょう。イベントが終了してすぐに精算するとき、検算が早く終わり、あとあとのトラブルを防止できます。メモ用紙も忘れずに。値札を大きめの紙にセロハンテープで貼ってならべると計算しやすいそうです。

ディスプレイ用品(棚、姿見、トルソーなど)

設備以外のディスプレイ用品は、小物をのせる棚やカゴ、小さな仕切りのついた小箱など。お洋服を販売されるときは、全身が見える姿見が1つはあったほうがよいです。お値段は張りますが、トルソー(マネキン)もあったほうが展示しやすくなります。通販をされている作家さんが撮影用に持っているかも?

お買い物袋

ほとんどのイベントでは「マイバッグにご協力ください」とフライヤーに書かれて、少数の準備をされるようです。

ハンドメイドや雑貨イベントになれてらっしゃるお客さまでしたらマイバッグをお持ちになられることが多いですが、お祭りなどの一般層が多い場合はある程度用意したほうがよいでしょう。

タグ(値札、作家さん別の目印)

値札ははずれにくく、はずしやすく。糸で結び、ハサミで切るとすばやくなります。作家さんのネームやロゴも宣伝できますし、合同ブースなら売上の集計では値札が目印になると思います。

掃除用具(ゴミ袋、ほうき、ちりとり)

使用する設備の下見の時に掃除用具は何が必要か聞いておきましょう。イベント開催や終了時は荷物が多くなるものなので、できるだけ現地で使えるものは使わせていただきましょう。ゴミは持ち帰りがマナーですが捨てていただける施設もあります。

展示物(作品、商品など)

ぜんぶ準備しているつもりでも「ひと箱忘れた」などあるかもしれません。当日の出発前に余裕をもってチェックしてください。

あったほうがよいもの

整理券

小さなイベントでもブログやフライヤーが広まって開催前に行列ができることがあります。「無いよね」と笑いながらでも簡単な整理券を準備したほうがよいかもしれません。当日、会場で様子をみてペンで作るのもありです。

私が見たイベントの例では、作家さん3人と洋菓子教室の先生1人、1dayで6時間、10時オープンでしたが、9時に3名様、9時半には約30名様、オープン10分前には100名様近くなっていて、会場が広くなかったので20名様ずつ入っていただいたことがあります。

ポイント「オープンの時間は予定どおり?早める?の判断は慎重に」

人気作家さんが参加されている場合は、その作家さんのファンがお目当てに並ばれることもあります。混雑を予想してオープンをあまりにも早めてしまうと、それよりあとに来られた方は作品が買えないことも考えてみてください。

デジカメ

前日の準備や当日のオープン前など撮影するタイミングはたくさんあります。充電や記録カードの空き容量にも気をつけて。

たくさんの画像はブログでの終了報告以外にも、次のイベント用にイメージとしてフライヤーやブログにのせたりできます。こんなにたくさん撮ってもしかたない、と思わずにたくさん撮っておきましょう。

会場案内図

公共施設や大型店舗など、わかりやすい場所でしたら不要ですが、企業の倉庫や奥まった場所にある展示場ではわかりにくいことがあります。

案内板は大型になることが多く準備はむずかしいかもしれませんが、できるならあったほうが親切です。展示場とのコラボでしたら会場側で用意していることがあるので、いっしょにのせていただきましょう。

スタッフの名札(ショップカード、名刺)

ショップ(実店舗や通販)をお持ちなら名刺やショップカードをレジの横や作品の近くに。スタッフ(作家さん)もネームプレートでだれかわかるようにしておいたほうが、お声をかけていただきやすくなります。

実名ではなく、ブログのネームやショップのロゴ、ブランドの名前を目立つようにデザインするとよいと思います。

ディスプレイ小物(テープ類、S字フック)

棚がこわれてしまったり、何かを固定するときにガムテープが役立ちます。帰りの荷物や空き箱をまとめるときにビニールひもが活躍するかもしれません。

バッグやマフラー、ストールなどをつり下げたりするときに意外とS字フックが重宝するそうです。100円ショップにありますので持って行ってみましょう。お聞きした作家さんがイベントをされるときは「S字フック係」を決めるほどだそうです。

飲料や軽食

イベント中はバタバタして食べたり飲んだりはできないかもしれませんが、日中の常温でも大丈夫なものは持って行ったほうがよいかも知れません。特に夏は体力勝負になりますし、イベントは終了時刻ではなく、片付けて自宅に帰るまでがイベントです。

夕食の用意もできないくらい疲れるかも知れませんので、もしかするとこちらの準備を前日から仕込んだほうがいいかもしれませんね。